Plusieurs intervenants ont un rôle à jouer dans la bonne réalisation d’un stage de formation universitaire. De façon générale, la définition, l’exécution et l’évaluation de l’activité de stage découlent des objectifs pédagogiques attendus du stage au sein d’un programme de formation, et donc, relèvent de l’université.
L’établissement universitaire s’assure que le stage répond bien aux objectifs de formation du programme, que la formation expérientielle proposée permette l’atteinte des objectifs et que les milieux de stage respectent leurs engagements et leurs obligations de façon équitable pour tous les étudiants. L’établissement universitaire s’assure donc d’exercer une supervision générale et un contrôle de la qualité des activités en regard des objectifs de formation poursuivis par les étudiants au sein de leur programme.
Pour assurer ces suivis, les universités se dotent d’une structure organisationnelle facilitant l’encadrement de leurs stages. Dans chacun des programmes où des stages sont prévus au sein de la formation, il est usuel de retrouver un responsable de stage (dont le titre diffère, selon les établissements).
Dans la majorité des cas, le responsable de stage de l’établissement d’attache de l’étudiant est le principal intervenant entre l’employeur, l’étudiant et son établissement d’attache. À ce titre, et de façon non-exclusive, ses principales tâches sont d’assurer l’encadrement administratif du stagiaire, d’assurer le soutien nécessaire au stagiaire dans ses rapports avec le milieu d’accueil, d’assumer la responsabilité administrative et professionnelle des dossiers du stagiaire, de répondre aux besoins du répondant du milieu du stagiaire durant la durée du stage, de conseiller le stagiaire dans ses apprentissages, y compris lors de problèmes pédagogiques, professionnels ou relationnels qui pourraient survenir, de prendre contact avec les responsables académiques du stagiaire en cas de problème majeur de fonctionnement et, à la fin du stage, faire l’évaluation du stagiaire, selon les modalités prévues par le programme d’études et la convention établie entre l’université et le milieu de stage.
Dans ce contexte, les milieux de stage doivent reconnaître le caractère pédagogique que leur confère leur participation aux apprentissages expérientiels des étudiants. Se faisant, ils doivent s’engager à mettre en place des mécanismes facilitant la formation des étudiants. Les milieux doivent donc s’assurer que la supervision du stagiaire soit encadrée par une personne qualifiée, établir un projet de stage qui soit congruent avec les objectifs de formation du stagiaire et fournir un mandat de stage conforme aux attentes de l’établissement universitaire, planifier l’arrivée du stagiaire, fournir au stagiaire l’espace ainsi que les ressources humaines et matérielles nécessaires pour la réalisation des activités prévues aux fins de sa formation, informer le stagiaire des politiques, des règlements et des procédures administratives qui lui sont applicables, de même que respecter les objectifs du stage qui sont définis par le programme de l’étudiant.
Le superviseur dans le milieu de stage doit pour sa part, et à titre de professionnel, agir comme personne-ressource auprès du stagiaire au sein de l’organisme d’accueil. À ce titre et non-exclusivement, il assure l’encadrement administratif du stagiaire dans le milieu d’accueil, il assure le soutien nécessaire au stagiaire dans ses rapports avec le milieu d’accueil, il assume la responsabilité administrative et professionnelle des dossiers du stagiaire, il répond aux besoins du répondant du stagiaire durant toute la durée du stage, il conseille le stagiaire dans ses apprentissages, y compris lors de problèmes pédagogiques, professionnels ou relationnels qui pourraient survenir, il prend contact avec les responsables de stage de l’université du stagiaire en cas de problème majeur de fonctionnement et à la fin du stage, il fait l’évaluation du stagiaire, selon les modalités prévues par le programme d’études et la convention de stage.